Personvernerklæring
Alle personopplysninger vi har om deg er de opplysningene du selv har gitt til oss. Det kan også være opplysninger vi har mottatt fra offentlige instanser for å kunne gi deg de tjenestene du har krav på. Vi bruker ingen andre opplysninger enn nettopp de vi trenger for å utfør vårt arbeid. Vi deler ikke dine personopplysninger til noen andre enn våre leverandører, som trenger disse for å utføre våre plikter ovenfor deg, eller offentlige myndigheter dersom de ber oss om dette. I slike tilfeller er opplysningene sikret med en Databehandleravtale. Vi beholder ikke dine personopplysninger lenger enn nødvendig.
Dette er data vi kan samle inn: formålene, rettslig grunnlag, hvilke data og oppbevaringstid etter siste aktivitet.
| Formål | Rettslig grunnlag | Hvilke data | Slettes etter |
|---|---|---|---|
| Arrangementsstatistikk | Art. 6.1.b, Art. 9.2.a | Navn, Sensitive/særskilte opplysninger, Antall deltagere og tilbakemeldinger fra deltagerne | Ubegrenset |
| Billettsalg og betalingshåndtering | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Telefonnummer, Adresse, Bankkontonummer, Transaksjonsdata | Transaksjonsdata kan ikke slettes pga. bokføringsloven. |
| Deltakerlister | Art. 6.1.b, Art. 9.2.a, §6 | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Arbeidssted, Sensitive/særskilte opplysninger, Helseopplysninger, Sensitive/særskilte opplysninger om arbeidstaker | 2 år etter endt arrangement |
| Dokumenthåndtering og lagring av personaldokumenter | Art. 6.1.b, Art. 6.1.d, §6 | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Fødselsnummer (11 siffer), Bankkontonummer, Pårørendeinformasjon, Sensitive/særskilte opplysninger om arbeidstaker, Helseopplysninger | 10 år |
| E-post | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Telefonnummer, Adresse, Film/bilder, Fødselsdato | 5 år |
| Forsikring av styret, ansatte og medlemmer | Art. 6.1.b | Antall medlemmer.Ved forsikringssaker samles det inn personalia og hendelseforløp. | Sletting etter endt forssikringssak. |
| Fraværsregistrering og oppfølging | Art. 6.1.b, §6 | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Fødselsnummer (11 siffer), Dato, type fravær, dokumentasjon Mulig behandling av særlige kategorier (helseopplysninger) dersom dere registrerer dette, Sensitive/særskilte opplysninger om arbeidstaker, Helseopplysninger | Slettes to år etter endt ansettelse/Verv |
| Håndtering av registrertes rettigheter Checkin arrangementer | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Telefonnummer, Adresse, Fødselsdato , Bankkontonummer, Oppgitt informasjon fra bruker | Utføres etter forespørsel, innenfor rammene av bokføringsloven. |
| Import/eksport av medlemsdata | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Telefonnummer, Adresse, Fødselsdato , Fødselsnummer (11 siffer), Bankkontonummer | 2 år |
| Innbetaling av medlemskontigent | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Bankkontonummer, Informasjon om stillingstittel, bedrift til deltager. | 10 år |
| Kompetanse, kurs, sertifiseringer og on-/offboarding | Art. 6.1.b | Følge opp ansattes kompetanse, kurs, sertifiseringer, onboarding og offboarding-prosesser. | Slettes 2 år etter endt ansettelse |
| Lønn- og kompensasjonsrelaterte data | Art. 6.1.b | Fødselsnummer (11 siffer), Fødselsdato , Adresse, E-post, Navn, Telefonnummer, Lønnsdata | Slettes 2 år etter endt ansettelse |
| Medarbeidersamtaler | Art. 6.1.b, §6 | Navn, Sensitive/særskilte opplysninger om arbeidstaker, Helseopplysninger, Fødselsnummer (11 siffer) | 3 år |
| Medlemskap (innmelding, utmelding, betaling) | Art. 6.1.b | Navn, Telefonnummer, E-post, Adresse, Fødselsdato , Fødselsnummer (11 siffer), Bankkontonummer, Samtykker til kommunikasjon | Fram til utmelding og lagres inntil 2 år etter. |
| Medlemsstatistikk | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato | Ingen begrensning. Etter avsluttet medlemskap lagres generisk data som er anonymisert. |
| Oppfølgingsoppgaver og kommunikasjonslogg | Art. 6.1.f | Navn, E-post, Telefonnummer, Meldinger fra bruker. | Inntil 2 år etter medlemskap er avsluttet. |
| Påmelding og deltakeradministrasjon | Art. 6.1.b, Art. 9.2.a | Navn, E-post, Telefonnummer, Adresse, Sensitive/særskilte opplysninger, Helseopplysninger, Arbeidssted, stilling, samtykker, transaksjonsdata knyttet til betaling, valgte tilleggsopplysninger i påmeldingen | 2 år etter endt arrangement |
| Personaldata | Art. 6.1.b, Art. 6.1.d | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Bankkontonummer, Pårørendeinformasjon, ansettelseforhold, lønnsplassering, nasjonalitet, nødkontakter, sivilstatus | Personopplysninger om ansatte oppbevares kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene med behandlingen eller lovpålagte krav. Lønn og regnskapsopplysninger lagres i 5 år etter avsluttet arbeidsforhold, mens HMS- og helseopplysninger oppbevares i inntil 10 år dersom loven krever det. Når oppbevaringsperioden er utløpt, slettes eller anonymiseres opplysningene på en sikker måte for å sikre personvern. |
| Registrere deltakere | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Film/bilder | 2 år |
| Registrere samtykker | Art. 6.1.c | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Fødselsnummer (11 siffer), Samtykker til kommunikasjon | 2 år etter avsluttet medlemskap |
| Registrere søknader og CV | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Telefonnummer, Adresse, Fødselsdato , Film/bilder | 2 år |
| Salg av billetter til arrangementer | Art. 6.1.b, Art. 9.2.a | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Bankkontonummer, Informasjon om stillingstittel, bedrift til deltager., Sensitive/særskilte opplysninger, Helseopplysninger | 10 år |
| Sende e-post, SMS og brev | Art. 6.1.f | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Film/bilder, Samtykker knyttet til medlemsskapet. | Fram til 2 år etter avsluttet medlemskap. |
| Søk i medlemsregister | Art. 6.1.b | Navn, E-post, Adresse, Telefonnummer, Fødselsdato , Fødselsnummer (11 siffer), Bankkontonummer | 2 år |
| Sosiale medier | Art. 6.1.f | Navn, Film/bilder | 2 år |
| Spørreundersøkelser | Art. 6.1.b, Art. 9.2.a | Navn, E-post, Yrke og alder, Sensitive/særskilte opplysninger, Fagforeningsmedlemskap | 6 måneder |
| Taushetserklæringer | Art. 6.1.f | Navn, E-post, Fødselsdato | 5 år |
Vi har sikret alle dine personopplysninger med databehandleravtaler der det er nødvendig. Overføringer til USA er sikret med Data Privacy Framework. Der hvor denne ikke foreligger eller overføring av data til 3. land hvor dette er nødvendig for å levere vår tjeneste til deg er dette sikret med en SCC.
Dine rettigheter.
Som kunde hos oss har du rettigheter som gjelder dine personopplysninger og hvordan vi bruker disse. Personvernloven gir deg følgende rettigheter:
Har vi samlet inn dine personopplysninger med ditt samtykke kan du trekke disse tilbake. Ta i så tilfelle kontakt med postmottak @erfaringssentrum.no
- Rett til å se dine personopplysninger.
- Rett til retting. Dersom noe er feil, skal vi selvsagt rette dette.
- Rett til å bli slettet. Her har vi våre forpliktelser også iht. regnskapsloven slik at vi ikke kan slette alle opplysninger før disse forpliktelsene er innfridd.
- Rett til begrensning. Synes du vi har lagret for mye? Si ifra til oss!
- Rett til dataportabilitet. Ønsker du å flytte dine personopplysninger? Vi fikser det!
- Rett til å protestere. Er du uenig med hvordan vi bruker dine personopplysninger? Si ifra!
- Rett til å klage. Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Link finner du her:
https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/klage-til-datatilsynet/
Har du spørsmål til noe som har med dine personopplysninger å gjøre kontakt:
Marius Pettersen
marius@erfaringssentrum.no
Medlemskap
Medlemsavgift betales årlig med Vipps, og er gyldig umiddelbart etter betaling. Etter hvert nytt år sender Erfaringssentrum faktura til medlemmer. De som har aktivert fasttrekk blir automatisk trukket på forfallsdato. Dersom man ønsker å avslutte et medlemskap kan man ta kontakt før forfallsdatoen på fakturaen. Det er ingen angrerett på innbetalt kontingent.
